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Projektablage: Wie aus einer lästigen Pflicht eine mächtige Plattform für Zusammenarbeit wird

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Energiefragen

Den meisten Projektbeteiligten ist gar nicht klar, in welch gigantischem Ausmaß eine unstrukturierte Projektablage eine Verschwendung an Zeit, Nerven, Energie und Erfolg darstellt.

Gestalten Sie den Umgang mit den Dokumenten in Ihrem Projekt. Dokumente per E-Mail zu versenden ist ineffizient: Es füllt unsere Postfächer, verursacht Wartezeiten und Fehler. Lesen Sie in diesem Leitfaden, wie Sie für verschiedenen Projekttypen eine gemeinsame Ablage einrichten.

Wir erklären in diesem Buches, was überhaupt ein Projekt ist, welche unterschiedlichen Projektprofile es gibt und welche verschiedenen Ablagetypen sich daraus ergeben. Für verschiedene Projekttypen schlagen wir eine Ablagestruktur vor, mit der Sie schnell Informationen austaschen können:

Wir widmen ein Kapitel dem Ad-hoc-Projektmanagement. Wie legen wir Dokumente am besten in kleineren Projekten ab. Dann folgen zwei Kapitel über die Ablage in Wasserfallartigen Projekten. Das sind Projekte, die sich gut in Phase aufteilen lassen. Das nächste Kapitel zeigt Vorschläge für die Ablage in agilen Projekten, z. B. solchen bei den Scrum als Gestaltungsrahmen benutzt wird. Auch für komplexe Projekte, bei denen die Einzelteile zu einem Gesamtergebnis montiert werden, haben wir uns eine Ablagestruktur überlegt. Zum Schluss stellen wir eine Lösung für Projekte unter sehr hohem Zeitdruck vor.

Viele Lösungen, die wir an anderer Stelle gefunden haben, überzeugten uns nicht. Sie sind nur mit großer Disziplin umsetzbar, unverständlich und gehen nicht auf die Besonderheiten der Projekte ein. Unsere Lösungsvorschläge richten sich an Projekte in folgenden Branchen: Bauprojekte, IT-Projekte, Softwareentwicklung (klassische und agile Herangehensweisen), Projekte bei öffentlichen Organisationen und kommunalen Betrieben, Projekte im Dienstleistungsbereich

Ablage von Projektdokumenten lindert sofort die Schmerzen von E-Mail-Flut. Jeder kann sich um das Thema Ablage kümmern. Beim Schreiben haben wir vor allem an folgende Rollen gedacht: Projektleiter, Projektmanager, Mitarbeiter in Projekten, Mitarbeiter und Verantwortliche in Programmbüros und Projektunterstützungsbüros, Qualitäts- und Dokumentenmanagementbeauftragte, Bereichs- und Abteilungsleiter, IT-Verantwortliche


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